Strokovno komuniciranje: sredstva, funkcije, principi organizacije procesov

2024 Avtor: Miguel Ramacey | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 06:28

Profesionalna komunikacija je bistvenega pomena, da ljudem v podjetju omogočimo učinkovito komunikacijo med seboj. Tempo dela celotnega podjetja je neposredno odvisen od tega, kako hitro in dostopno bo potekal prenos informacij.

Profesionalna komunikacija igra pomembno vlogo pri sprejemanju najučinkovitejših odločitev in njihovem posredovanju ekipi. Če so slabo vzpostavljeni, potem to grozi z negativnimi posledicami, ki se lahko izrazijo v napakah pri izbranih odločitvah, v nastanku nesporazumov med zaposlenimi in vodjo ter v poslabšanju medosebnih odnosov.

Definicija koncepta

Profesionalne komunikacije so interakcije, ki se izvajajo na področju uradnih odnosov. Njihov glavni cilj je doseči želene rezultate, rešiti zastavljene naloge ter optimizirati določene aktivnosti. Hkrati vsak od udeležencev v strokovnih komunikacijahima svoj status, saj je šef, podrejeni, sodelavec ali partner.

V primerih, ko ljudje na različnih ravneh karierne lestvice (izvajalec in vodja) komunicirajo med seboj, lahko govorimo o podrejenih komunikacijah. Konec koncev je tu jasno vidna vertikala odnosov. Pri izvajanju interakcije po načelu enakopravnega sodelovanja lahko govorimo o horizontalnih komunikacijah.

Relevantnost vprašanja

Poklicna komunikacija je vsakodnevna izkušnja za ljudi. Poteka na delovnem mestu in v šolah, univerzah in uradnih ustanovah. To je komunikacija med študenti in učitelji, podrejenimi in šefi, tekmeci, partnerji in sodelavci. Za dosego cilja, ki je pred njim, mora biti vsak seznanjen z načini in načeli tovrstnega komuniciranja, saj se morata partnerja sporazumevati v istem jeziku (dobesedno in figurativno), imeti skupno socialno izkušnjo in se razumeti.

Skladnost z osnovnimi pogoji poslovne komunikacije

Kako narediti komunikacijo v poklicni dejavnosti čim bolj učinkovito? To bo zahtevalo izpolnjevanje številnih pogojev. Prvič, komunikacija mora imeti jasen namen. Hkrati pa je za njegovo doseganje pomemben interes vseh vpletenih v ta proces. Primer je sklenitev dogovora, vzpostavljanje odnosov, usklajevanje dogodkov, razvijanje najugodnejših pogojev za sodelovanje itd.

Vsemudeleženci poklicnega in poslovnega komuniciranja morajo med seboj stopiti v stik, in to ne glede na osebne všečnosti ali nevšečnosti. Ob tem je obvezno upoštevanje podrejenosti, delovnih vlog, poslovnega bontona in formalnih omejitev. Slednji koncept ne pomeni le izvajanja različnih protokolov, rutin in predpisov, temveč tudi banalno potrebo po obvladovanju moči lastnih čustev in spoštovanju sogovornika.

Poleg tega je eden od nujnih pogojev za najbolj učinkovito izvajanje poslovne komunikacije v poklicnih dejavnostih njena obvladljivost. Vodja podjetja kot oseba, ki je najbolj zainteresirana za reševanje nalog, ki so pred ekipo, bi moral najprej poskrbeti za tak trenutek. Zanj je pomembno, da svoje zaposlene motivira, da najdejo najboljšo rešitev, saj bodo sicer ostali pasivni opazovalci, ki ne bodo ponujali nobenih idej.

Orodja za poslovno komuniciranje

Profesionalna komunikacija je smiselna želja ene osebe ali cele skupine ljudi, da motivira enega zaposlenega ali celotno ekipo za dejanja, ki lahko nekako spremenijo situacijo ali obrnejo pogovor v drugo smer.

Za izvedbo načrta so na voljo številna orodja. Torej, sredstva poklicne komunikacije vključujejo:

1. Navadna pošta. Od vseh sredstev poslovne komunikacije je najstarejše. In v zvezi s tem ima tradicionalna pošta številnepomanjkljivosti. Sestojijo iz nizke hitrosti prenosa sporočil, bolj zapletenega oblikovanja črk (v primerjavi z drugimi vrstami komunikacij) itd. In to ne omenja dejstva, da ta sistem ne deluje vedno na ustrezni ravni. Toda navadna pošta se še danes uporablja kot sredstvo profesionalne komunikacije. Njegova glavna prednost je zelo sprejemljiv način prenosa pomembnih dokumentov med partnerji. V poslovnih odnosih se lahko uporablja tudi način, kot je prenos telegramov. Ta storitev je na voljo tudi po pošti.
2. Telefonska povezava. To je zelo učinkovito sredstvo poslovne komunikacije. Vendar telefonska pogajanja niso pravno zavezujoča. To točko je treba upoštevati pri uporabi poklicne komunikacije, medtem ko uporabljate druga sredstva.
3. E-pošta. To relativno novo sredstvo poslovne komunikacije uživa zasluženo priljubljenost. Ena njegovih glavnih prednosti je kombinacija oblike pisnega komuniciranja (fiksno besedilo) s kvalitetami, ki jih ima ustno komuniciranje, v obliki hitrosti prenosa informacij in možnosti pridobitve skoraj takojšnjega odziva. Zaradi takšnih lastnosti je e-pošta eno od glavnih sredstev za prenos sporočil neformalne narave.
4. Faks. S posebno napravo lahko zelo hitro prenesete kopijo katerega koli dokumenta svojemu partnerju. Hitrost je nedvomna prednost faksimilne komunikacije. Vendar tako posredovani dokumenti nimajo pravne veljave, ker nimajooriginalni podpisi in pečati. Zato se v večini primerov faks kot komunikacijsko sredstvo uporablja le za hiter prenos dokumentov. V izvedbo so lahko sprejeti le, če so originali poslani za njimi po navadni pošti. Upoštevati je treba, da je prepovedano pošiljanje dokumentov z oznako »Za uradno uporabo« ali »Zaupno« po faksu.

Poslovna komunikacija

Ustni stik je bil vedno v središču profesionalne komunikacije. Izvaja se med ljudmi, ki so med seboj povezani z interesi primera in imajo tudi potrebna pooblastila za reševanje nastalih problemov in vzpostavitev partnerstev.

Takšni pogovori so sredstvo profesionalne komunikacije, ki pooseblja vse prednosti, ki jih telefonska komunikacija in izmenjava pisnih informacij nimata. Dejstvo je, da poslovna komunikacija:

• izvaja se v pogojih tesnega stika, ko se je mogoče osredotočiti samo na enega sogovornika ali na majhno skupino ljudi;
• ustvarja pogoje, pod katerimi se lahko vzpostavijo osebni odnosi;
• implicira neposreden stik.

Poslovni pogovor se nanaša predvsem na ustni govor. In ima v primerjavi s pisno obliko številne pomembne razlike. Med takšnim pogovorom je mogoče neposredno vplivati na sogovornika ali skupino ljudi. V tem primeru se uporabljajo kretnje in mimika, intonacija in tako naprej. poleg tegakomunikacija iz oči v oči ne pušča časa za predhodno razmišljanje. Zato se v poslovnem pogovoru pogosto uporabljajo priložnostne oblike komunikacije, pa tudi nekatere slogovne in slovnične značilnosti.

Poslovni pogovor, ki se uporablja kot osnova profesionalne komunikacije, odlikuje predvsem logična konstrukcija misli. Glede na obstoječo prakso je mogoče trditi, da poslovneži, ki so odlični pri uporabi sodb in konceptov, ki so sposobni prepričljivo dokazati in pravilno sklepati, uspejo veliko hitreje kot tisti poslovneži, ki teh veščin nimajo.

Poklicni pogovor ima svojo psihološko kulturo. Je v sposobnosti sogovornikov, da naredijo dober vtis na druge, ustvarijo prijazno vzdušje srečanja, uporabljajo posebne tehnike, ki ščitijo pred napačnimi vprašanji, poslušajo nasprotnike do konca in po potrebi ovržejo njihove argumente, uporabljajo tehnika, ki omogoča komunikacijo brez konfliktov.

medkulturni odnosi

Danes svet vse bolj zajema proces globalizacije. Zato pride v ospredje medkulturno strokovno komuniciranje. Za njegovo izvedbo so potrebni strokovnjaki, ki ne znajo le tujega jezika. Obvladati ga morajo v smislu poslovne komunikacije.

Ta poklicna komunikacija najpogosteje poteka v angleščini. Je glavno komunikacijsko sredstvo vmeddržavna raven.

Angleščina na področju profesionalne komunikacije je posodobljena in poenostavljena različica angleškega jezika na splošno. Zanj je značilna prisotnost standardnih klišejskih fraz, pa tudi vseh vrst vzorcev. Specialist jih mora poznati in jih znati uporabiti v določenih situacijah.

Če tolmača na poslovno srečanje povabi poslovnež, tak specialist v poklicni komunikaciji ne bo izhajal samo iz svojih življenjskih izkušenj in vedenja, ki je sprejeto v njegovem domačem kulturnem okolju. Upoštevanje posebnosti vedenja drugih ljudi bo pomagalo preprečiti nesporazume, napake in težave v pogovoru.

V medkulturnem poklicnem komuniciranju je treba poznati medosebne norme odnosov, ki so sprejete v določeni družbi. In sicer - neverbalni in besedni jeziki komunikacije. Prvi med njimi vključujejo različne brezbesedne signale, ki jih udeleženci komunikacije pošiljajo drug drugemu. To pogosto počnejo nezavedno. Upoštevati je treba, da je znanje neverbalnih in besednih jezikov v poklicni komunikaciji medkulturne narave ključ do uspešnega srečanja. Specialist se mora zavedati tembra govora, ki ga sprejmejo določeni ljudje, obsega izgovorjave, intonacije, mimike, drže itd. Norme za njihovo uporabo med pogovorom imajo lahko nekaj razlik. Odličen primer je tradicionalni ameriški nasmeh. V Rusiji velja za neiskreno in umetno. Američaninasprotno, menijo, da so Rusi preveč mračni, nesramni in resni.

usposabljanje strokovnjakov

Kako se rešujejo težave z meddržavno poslovno komunikacijo? Za uspešno pogajanje je potrebna prisotnost visoko usposobljenega prevajalca s področja strokovnega komuniciranja, ki ima tako specializirano kot splošno kulturno znanje. Ruske univerze usposabljajo takšne strokovnjake.

Ob tem se aktivno uporablja program "Prevajalec na področju profesionalne komunikacije". Zagotavlja spretnosti za učinkovito komuniciranje v današnjih poslovnih in kulturnih izmenjavah.

Glavne funkcije

Med značilnostmi profesionalne komunikacije je njen precej zapleten sistem. Sestavljen je iz več nivojev, ki ne pokrivajo le določene organizacije, temveč tudi zunanje okolje. Razmislite o glavnih funkcijah profesionalne komunikacije.

1. Informativno. Profesionalne komunikacije so zasnovane tako, da igrajo vlogo določenega posrednika. Z njegovo pomočjo se med zaposlenimi izmenjujejo ideje, odločitve in sporočila. Informacijska funkcija poslovne komunikacije je nujna za doseganje ciljev organizacije, pa tudi za odpravo težav, ki nastanejo pri tem procesu.
2. Motivacijsko. Profesionalne komunikacije prispevajo k želji zaposlenih po boljšem opravljanju svojih nalog. To je motivacijska funkcija.profesionalne komunikacije. V tem primeru vodja uporablja sredstva, kot so ukaz, prepričevanje, predlog in prošnja.
3. Nadzor. Z uporabo hierarhične podrejenosti je ta funkcija zasnovana za spremljanje vedenja zaposlenih v podjetju.
4. Izrazito. S pomočjo te funkcije poklicne komunikacije prispevajo k zadovoljevanju družbenih potreb z izražanjem izkušenj in občutkov o dogajanju.
5. Komunikativna. Ta lastnost je zelo specifična. Z njegovo pomočjo se prepoznajo in razrešijo tipične napake in težave, ki so se pojavile v poslovnem komuniciranju, ter oblikovana načela optimalnega vedenja.

Funkcije profesionalnega komuniciranja lahko obravnavamo tudi z vidika zagotavljanja življenja podjetja kot celote. V tem primeru se zgodi naslednje:

1. Regulativna funkcija. Pri komuniciranju pride do posrednega ali neposrednega vpliva na zaposlenega, ki je predmet upravljanja. Takšna funkcija prispeva k organizaciji skupnih akcij v ekipi, koordinaciji in optimizaciji s strani vodje vseh dejanj, ki jih izvaja ekipa.
2. Funkcija družbenega nadzora. Vsaka od metod reševanja problemov organizacije, pa tudi njene oblike in načela dela, imajo izrazit normativni značaj. Ureditev vseh teh določil, ki je v navodilih in odredbah predstojnika, pripomore k zagotavljanju organiziranosti in integritete zavoda ter doslednosti skupnega delovanja vsakega člana ekipe. Za ohranitev te smeri inizvajajo socialni nadzor strokovne komunikacije.
3. Funkcija socializacije. To je ena glavnih nalog vsakega vodje. Ta funkcija omogoča mladim zaposlenim, da se vključijo v skupne dejavnosti, ki začnejo osvajati komunikacijske veščine in sposobnosti, se učijo krmariti v komunikacijski situaciji, govoriti in poslušati. Vse to je zelo pomembno ne le za namen medosebne prilagoditve, ampak tudi za izvajanje poklicnih dejavnosti. Hkrati mladi pridobijo strpen, zainteresiran in dobronameren odnos do drugih zaposlenih ter sposobnost delovanja za izpolnjevanje kolektivne naloge.
4. Socialno-pedagoški. V procesu strokovnega komuniciranja poteka proces usposabljanja, izobraževanja in razvoja osebnosti zaposlenega ob prenosu praktičnih izkušenj nanj. Zahvaljujoč sistematičnim stikom, ki se pojavljajo med skupnimi aktivnostmi, vsi udeleženci komunikacije pridobijo znanje tako o sebi kot o partnerjih, pa tudi o najboljših možnostih za reševanje nalog, s katerimi se sooča ekipa. Obvladovanje praktičnih veščin včasih postane za nekatere zaposlene možno nadomestilo za manjkajoče strokovno znanje. In to zagotavlja socialno-pedagoška funkcija komunikacij.

Smernice

Poklicna komunikacija temelji na:

1. Medosebnost. Za takšno komunikacijo je značilna vsestranskost, odprtost interakcije med ljudmi. To načelo temelji na osebnem interesu drug za drugega. In to kljub temuda je komunikacija poslovno usmerjena. Takšna komunikacija neizogibno nosi značilnosti medosebnega stika.
2. Namen. To načelo profesionalnega komuniciranja je večnamensko, saj proces poslovnega komuniciranja poleg predvidene informacijske obremenitve nosi tudi osnovni cilj. Na primer, vodja, ki obvešča ekipo o statističnih podatkih, ki jih ima, želi opozoriti na problematične vidike določenega področja dejavnosti. Hkrati pa najverjetneje na nezavedni ravni skuša prisotnim pokazati svojo zgovornost, izučenost in inteligenco.
3. Kontinuiteta. To je še eno od načel poklicnega komuniciranja. Sestoji iz tega, da, ko pridemo v vidno polje našega poslovnega partnerja, postanemo pobudniki stalnega stika z njim. Hkrati komunikacija poteka ne le na verbalni ravni. Partner nenehno prejema vedenjska sporočila, iz katerih lahko potegne ustrezne zaključke.
4. Večdimenzionalnost. V okviru poklicnega komuniciranja se uresničujeta vsaj dva vidika medosebnih odnosov. Prvi od teh je prenos poslovnih informacij in vzdrževanje ustvarjenega kontakta. Drugi je prevod čustvenega odnosa do partnerja (lahko je pozitiven in negativen).

Profesionalna komunikacijska etika

Vsak od udeležencev poslovne komunikacije mora imeti:

1. Poštenost. Ljudje se s takšno značajsko lastnostjo vzdržijo goljufivih dejanj in prevare. Vendar celotisti, ki menijo, da je poštenost nepogrešljiv standard poslovnega vedenja, morajo včasih še vedno lagati. V tem primeru se morajo ljudje odločiti med alternativami, ki jih ne zadovoljujejo. Vendar je treba vedno povedati resnico. Laganje je upravičeno le, če izberemo manjše od dveh zla, ko to zahtevajo okoliščine.
2. Integriteta. Ta lastnost, ki je lastna človeku, se izraža v enotnosti njegovih dejanj in prepričanj. Dostojno vedenje je pravo nasprotje dvoličnosti in hinavščine. Tak človek bo vedno naredil, kar je obljubil. Na primer, zaposleni bo svojemu kolegu zagotovo pomagal pri opravljanju delovne naloge. To se bo zgodilo tudi takrat, ko mu to ne bo tako enostavno, a je obljubil.
3. Pravičnost. Ta značajska lastnost pomeni odsotnost pristranskosti in objektivnosti pri ocenjevanju drugih ljudi in njihovih dejanj.
4. Odgovornost. Ta lastnost udeleženca v poslovnih odnosih se kaže v tem, koliko je odgovoren za svoje besede, spoštuje moralna merila in izpolnjuje svoje obveznosti.