Drevo ciljev je dobro znan izraz v upravljanju. Je niz ciljev gospodarskega sistema, programa ali načrta. Ta tehnika je prisotna že več kot 50 let in se zdaj pogosto uporablja pri načrtovanju nalog.
To je vizualna predstavitev doseganja zastavljenih rezultatov. Graf prikazuje primarni in sekundarni cilj. Hkrati so naloge z nižjo prioriteto lahko sestavni del tako doseganja glavne misije kot dodatne, ki se ji lahko opustimo, vendar je bolje, da jo dokončate.
Struktura
Drevo ciljev in ciljev - to so vsi cilji podjetja, ki so zgrajeni po hierarhičnem principu. V tej strukturi so visoke in nizke ravni, vsaka naloga ima svoj vrstni red. Takšne sheme so ustvarjene za boljše razumevanje obsega dela in vizualno predstavljanje končnega rezultata. Grafična slika je sestavni del te metode. Pomaga doseči načrtovano, analizirati morebitne težave in najti rešitev.
Kaj je drevo ciljev, je enostavno razumeti s konkretnim primerom.
Na vrhu je generalkacilj. To je tisto, čemur podjetje prizadeva. Sledijo podrejeni cilji, katerih doseganje prispeva k glavnemu rezultatu. Nižje kot so naloge, manj pomembne so, vendar obvezne za dokončanje, saj se, če niso dokončane, verjetnost, da ta shema ne bo delovala, poveča. To je grob opis, saj se v praksi podjetje sooča s situacijami, ko se morate odreči nekaterim nalogam ali izmisliti nove načine za reševanje težav.
Za pravilno oblikovanje takšne strukture so namere natančno oblikovane, prioriteta je pravilno ocenjena, določeni časovni okviri.
Načelo
Upoštevajte šest načel za izgradnjo drevesa ciljev podjetja:
- Obračunavanje virov in potreb. Bolj zapletena je naloga, bolj natančno je načrtovana.
- Distribucija porabe je zelo pomembna točka, saj je pomanjkanje denarja pogost razlog, zakaj se razvoj podjetja ustavi.
- Specifikacija navodil. Cilji morajo biti jasno formulirani, imeti morajo končni rezultat. Opisuje parametre, ki pomagajo ugotoviti, ali je naloga dosegla svoje končno stanje. Ta postavka vključuje tudi dodelitev časa za izvedbo enega ali drugega predmeta.
- Korak za korakom in dosledno izvajanje točk je obvezna zahteva za dosego končnega cilja. Naloge so racionalno razdeljene na stopnje, postavljeni so splošni in sekundarni cilji. Sredstva, potrebna za dokončanje naloge, so analizirana.
- Dobro oblikovana strukturadoločeno z združljivostjo podciljev in glavnega namena. To pomeni, da so sredstva, potrebna za izvajanje nalog, pravilno razporejena, zadostovati bi morala za vsako stopnjo.
- Vsak oddelek podjetja izpolnjuje samo svoj cilj, ki temelji na drevesu namenov.
- Koraki so razčlenjeni na majhne naloge. To se imenuje metoda razgradnje.
Ugodnost
Izgradnja drevesa ciljev je pomemben del opravljanja opravkov. Ustvarjen je urnik za prikaz načrta, vodstvo pa določi, katera sredstva bodo potrebna za dosego načrta.
Prednosti vizualne predstavitve ciljev:
- usklajevanje dejavnosti strukturnih oddelkov podjetja;
- razporeditev dolžnosti uradnikom;
- povečanje vzajemne odgovornosti izvajalcev;
- spremljanje doseganja ciljev;
- nastavljanje posebnih nalog, rokov;
- priprava na spremembo smeri, če pride do nenadnih sprememb v dejavnosti podjetja;
- povečanje učinkovitosti razvoja procesov vodenja;
- vodstveno odločanje.
Kako zgraditi drevo ciljev
Zgradnja drevesa je dovolj enostavna. Tej fazi je treba nameniti dovolj časa, vsa nadaljnja dejanja pa izvesti po načrtu.
Uprava določa poslanstvo podjetja. Imenuje se general in je deblo, ki se nahaja na vrhu drevesa. To je osnovna naloga, ki je ni mogoče dokončati takoj. Da bi dosegli končno točkopotrebne bodo manjše naloge. Zato so opredeljeni podcilji – predstavljeni so z vejami drevesa. Po potrebi se cilji razdelijo na manjše podnaloge. Večji kot je obseg podjetja, več ravni je lahko v strukturi.
Vsaka vrsta je opisana čim bolj jasno in podrobno, analizirane so vse nianse. Analizira se število ciljev, potrebnih za dokončanje višje misije. Pravilno ustvarjena struktura vsebuje potrebne korake za njihovo reševanje, zagotovljena so potrebna sredstva.
Po določitvi vseh trenutkov se odgovornosti porazdelijo med oddelke podjetja. Vsaka enota mora jasno opraviti svojo nalogo.
Primer: sprejem na fakulteto
Za boljše razumevanje drevo ciljev je treba razčleniti preprost primer iz življenja. Kako sestaviti in uporabiti načrt vstopa na fakulteto?
Pri razčlenjevanju je treba upoštevati vse vire, označiti podcilje. Viri:
- šolsko izobraževanje;
- finančne priložnosti;
- pomagajte prijateljem in znancem pri sprejemu in med usposabljanjem.
Če želite postati univerzitetni študent, morate čim bolj dvigniti raven virov. Na primer, vpišite se na pripravljalne tečaje, študirajte z mentorjem, če obstajajo vrzeli v znanju šolskega učnega načrta. Poiščite rešitev za vprašanje pridobivanja denarja za zagotovitev nadaljnjega izobraževanja: vzemite posojilo, izposodite se, poiščite vir dodatnega dohodka.
Vsak cilj je mogoče prekinitiza manjša opravila. Na primer, iskanje mentorja je mogoče razdeliti na naslednje korake:
- Organiziranje prihodkov za plačilo mentorstva.
- Išči mentorja v izbrani smeri.
- Išči prosti čas za predavanja.
V tem primeru lahko drugi odstavek razdelimo na dele. Kandidat se mora odločiti, katere znake pozna najslabše, kaj lahko potegne sam in česa ne more obvladati sam.
Primer gradnje finančne blaginje
Drevo ciljev finančne blaginje bi lahko izgledalo takole. Najprej je določeno poslanstvo - to je stalen dohodek, ki zadostuje, da se v ničemer ne omejujete. Izvajanje je razdeljeno na tri podcilje:
- pasivni dohodek;
- aktivni dohodek;
- stranski zaslužek.
V tej strukturi so trije elementi druge stopnje. Zdaj moramo ustvariti tretjo raven. Postavka o iskanju aktivnega dohodka vsebuje naslednje naloge:
- poiščite boljšo službo;
- dobiti dodatno izobraževanje;
- sprememba prebivališča;
- razporeditev časa za samostojen razvoj izbranega območja;
- pridobite izkušnje.
Graf se zgradi naprej, če se najdejo dodatne zahteve za dokončanje posameznega elementa. Posledično lahko drevo zraste do zelo velikih velikosti.
Programi za gradnjo drevesa ciljev
Drevo je mogoče upravljati s pomočjo dodatnih programov. Med njimivključuje tako namizno kot spletno različico. Uporabljajo se lahko med predstavitvami na velikem platnu ali za sodelovanje z majhno ekipo.
Danes je na voljo ogromno orodij za postavljanje ciljev, organizacijo procesa njihovega doseganja. V takih aplikacijah uporabnik vnese ime ciljev, določi njihovo kategorijo pomembnosti in prejme strukturiran model.
Sklep
Načrtovanje dejavnosti z uporabo urnika ni le zelo priročno, ampak tudi učinkovito. To je orodje, ki vam omogoča, da vizualno vidite, kako bodo naloge medsebojno delovale, katera sredstva bodo potrebna za njihovo reševanje. Včasih se najdejo manjkajoči viri, pojavijo se nove naloge. Vidite lahko načelo interakcije med nameni in kako so odvisne drug od drugega.
Na splošno se lahko izdelava urnika uporablja ne samo pri poslovanju ali pri načrtovanju vprašanj, povezanih z delom. To je koristen način za iskanje pravih odgovorov na osebna vprašanja in odličen svetovalec, če kaj pomembnega ni dovolj jasno.
